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SO: tudo que você precisa saber sobre a integração de sistemas

Na lista de serviços que uma Clínica de Saúde Ocupacional oferece, é possível que um determinado exame não seja realizado dentro da sua unidade. E é aí que entram as empresas prestadoras de serviços, aquelas que realizarão determinados exames e solicitações, que deverão ser encaminhados posteriormente para a clínica.

Envolver terceiros na hora de realizar os exames pode ser visto com receio, mas não há motivos para se preocupar: existem soluções de saúde ocupacional que contam com a integração do sistema com seus fornecedores, garantindo eficiência nos processos e confiabilidade nos resultados. Na prática, é um caminho para eliminar trabalhos manuais, estimulando o trabalho em conjunto entre as empresas e que possibilitará uma completa confiança nos resultados obtidos.

Neste artigo vamos mostrar os motivos para confiar nessa ferramenta, que conecta clínica e fornecedor, e que deixa o processo de integração de exames mais confiável e ágil. Também vamos exemplificar os seus processos, desde o envio de solicitações e o recebimento dos arquivos com os resultados. Aprenda ainda porque a integração do sistema é um procedimento seguro e que poderá resultar em ganhos de produtividade na sua clínica.

Como funciona

A parceria entre a clínica de saúde ocupacional e a prestadora de serviço começa quando a clínica fornecerá para a empresa uma “Autorização para o Exame” ou “Requisição”, indicando quem é o indivíduo que está envolvido e qual o procedimento ou análise esperada. A etapa seguinte é o inverso: a prestadora fará a devolução dos resultados obtidos para a clínica.

É importante que essa relação atenda às expectativas do seu cliente, sendo necessário conhecer a realidade dos processos de trabalho dos seus terceiros a fim de identificar quais estão adequados à forma de atendimento da sua clínica e à satisfação dos seus clientes.

Eliminando o retrabalho

Retrabalho está nas primeiras colocações de uma lista de itens que qualquer empresa precisa eliminar de sua rotina. Para isso sair do papel e passar a ser praticado todos os dias, as clínicas de saúde ocupacional contam com ferramentas que possibilitam que os processos sejam agilizados, destinando tempo e recursos financeiros para outras funções a fim de trazer novos resultados positivos para a empresa.

Uma dessas ferramentas diz respeito à integração do sistema com os fornecedores. Sem a possibilidade de incorporação das informações, a clínica receberia os resultados de análises laboratoriais, como hemograma, por exemplo, por meio de um documento. Com isso, caberia a um funcionário da clínica abrir o documento, localizar o paciente dentro do sistema e lançar os resultados um a um. Nesta fase, dependendo da demanda, o risco de erros de digitação é grande, colocando em dúvida o trabalho da empresa fornecedora e da clínica.

Com a utilização de um software que permite a integração do sistema, a empresa prestadora do serviço criará um arquivo, que será importado pela clínica posteriormente. Ao funcionário da clínica, caberá importar este arquivo para dentro da aplicação, aonde seriam registrados os resultados pertinentes para o paciente, sem a necessidade de trabalho manual.

Comunicação estreita

O processo de integração das informações da clínica com o fornecedor será facilitado se ambas criarem uma comunicação estreita – suficiente para que um possa notificar o outro quanto às demandas de informação. A logística para envio do arquivo é um mero detalhe, podendo se utilizar de ferramentas cloud computing, como Google Drive e Dropbox, ou até mesmo por e-mail.

O modelo de arquivo dependerá do tipo de exame solicitado: alguns demandam análises mais robustas e um relatório mais complexo é fornecido. Usualmente, análises laboratoriais vêm com a medição auferida e uma interpretação genérica do resultado, em comparação a valores de referência. Entretanto, exames como Eletroencefalograma, Eletrocardiograma, Raio X, por exemplo, podem contemplar análises mais complexas com imagens e interpretações mais descritivas.

Em casos de sistemas de gestão via internet, a clínica poderá disponibilizar a ferramenta diretamente para o prestador do serviço, permitindo uma ampla customização dos acessos e permissões que cada usuário tem na aplicação. Nestes casos, médicos poderão acessar o sistema remotamente para validar um laudo médico ou uma prestadora de serviço externo que se dispõe a lançar os resultados direto no sistema da clínica, por exemplo.

Como já falamos em outros artigos, existem soluções em que o fornecedor terá acesso apenas às informações que forem pertinentes ao serviço que ele realizará, ou seja, não poderá visualizar dados do funcionário, da empresa do funcionário ou da estrutura da clínica.

Segurança com código de barrasTesteMadupostFacebookNovo - Copia

Muitas clínicas e prestadoras de serviços farão os procedimentos com um item de segurança: o código de barras. Neste cenário, as clínicas poderão solicitar uma requisição ou autorização da realização do exame com a utilização do código de barras, onde será lido no prestador de serviço, que localizará a requisição previamente enviada pela clínica ao prestador. As chances de erros de digitação ou de informação ficam reduzidas, garantindo eficiência no procedimento.

O código de barras é usualmente utilizado nos processos internos do laboratório de análises clínicas, garantindo a rastreabilidade de exames e evitando troca de amostras.

De olho nos custos

A facilidade da integração do sistema é extremamente positiva para a clínica e não contempla custos adicionais. A prestadora acordará com a clínica uma forma de pagamento do serviço ao paciente, por meio do envio de um boleto, por exemplo.

Neste caso, o controle dos custos com a realização destes serviços deve estar relacionado aos lançamentos de resultados analisados no sistema em relação ao fornecedor indicado em cada registro de resultado, levando em conta a tabela de preço vigente para o mesmo. Essa análise permitirá que a clínica verifique se o valor cobrado pelo prestador confere com os lançamentos de resultados registrados no seu sistema e eventualmente contemple não conformidades.

Considerações

Você deve ter reparado que muitas das nossas dicas dizem respeito à simplificação de resultados e maior confiabilidade nos processos. E é isso que a tecnologia e ferramentas como a integração de sistema de clínicas de saúde ocupacional proporcionam e que devem ser levadas em consideração na hora de avaliar a importância de contar com uma solução completa para sua clínica de saúde ocupacional.

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