Entre as metas para o novo ano na sua clínica de saúde ocupacional, sugerimos uma muito importante: chega de retrabalho! Se o objetivo é oferecer um serviço de qualidade, aumentar a credibilidade dos clientes e crescer, está mais do que na hora de aderir a soluções que facilitem sua rotina diária e minimizem ao máximo as possibilidades de erro.

A gestão financeira de qualquer empresa é um assunto muito sério, ela é fator primordial para garantir a continuidade do negócio e seu crescimento, correto? Sim! Nas clínicas de saúde ocupacional o processo pode ser bastante  complexo, uma vez que há diversas variáveis de contratos e serviços oferecidos aos clientes. Mas isso não é motivo para desanimar! Exatamente pela maior necessidade de organização e controle da área finaceira, você deve começar a pensar nisso de imediato!

Não sabe se a forma como você realiza a gestão financeira está correta? Que tal iniciar esta análise pelos principais pontos que devem ser considerados pela sua clínica de saúde ocupacional? Nós sugerimos alguns, veja abaixo!

Cadastros de clientes

Esse é o primeiro ponto que você deve organizar. Os cadastros de clientes permitem que você tenha uma visão de quantas vidas são atendidas por empresa, quais os principais exames solicitados pelo cliente, entre outros dados. Essas informações serão a base para a elaboração de qualquer previsão financeira da clínica de saúde ocupacional, portanto o primeiro passo é atualizar o cadastro de todos os clientes e mantê-los atualizados constantemente!

Contratos de prestação de serviços

No artigo 5 pontos que você precisa saber sobre gestão de clínicas de saúde ocupacional explicamos que há três formatos de faturamento mais utilizados pelas clínicas de saúde ocupacional: por vida, por exame ou misto. Também sugerimos que a forma mista gera menos risco e permite maior previsibilidade.

Além da forma como será cobrado o atendimento, sua clínica deve prever a prestação de serviços como a impressão de documentos/laudos, o apoio a empresas por meio de unidade móvel, entre outras variáveis que geram custo para a sua empresa. Assim, o contrato contemplará serviços adicionais, sem onerar a clínica de saúde ocupacional.

Precificação e reajustes

A tabela de preços deve ser elaborada de acordo com a realidade da sua clínica, prevendo os custos que cada serviço implica. É comum que as clínicas de saúde ocupacional realizem diversos exames e laudos por meio de terceiros. Dessa forma, possui contratos com profissionais e empresas parceiras. Isso acontece porque vários exames necessitam de equipamentos e profissionais que são inviáveis de serem incorporados a clínica de saúde ocupacional, sendo mais interessante acionar um terceiro sob demanda.

Assim, a tabela de preços da sua clínica pode oscilar, não somente de acordo com o reajuste realizado internamente, mas também pelos ajustes que os profissionais e empresas que atuam como parceiros podem realizar. Esse  fator também deve estar explicado e acordado com o seu cliente, para que a clínica não tenha prejuízo com a atualização de preços.

Gerenciamento de contas a pagar

O gerenciamento das contas a pagar inicia muito antes do pagamento de boletos e a realização de depósitos em prazos estipulados. O profissional responsável pelo gerenciamento na sua clínica de saúde ocupacional deve ter registros de todas as contas pagas, a pagar e suas respectivas datas de vencimento. Um sistema de gestão que possibilite analisar os custos dos procedimentos realizados permite que o gestor da clínica possa prever os valores devidos a cada prestador, e contestar eventuais cobranças que estejam em desacordo com os procedimentos realizados. O procedimento exige alta responsabilidade e controle. Quando o processo é realizado de maneira assertiva, possibilita diversas vantagens à clínica, como fornecer informações seguras para a tomada de decisão.

Apesar da seriedade, diversas clínicas seguem realizando esse procedimento de forma manual. É comum que o coordenador administrativo da clínica verifique as informações fornecidas pelo sistema de saúde ocupacional e digite manualmente os dados necessários em uma tabela. A falta de integração entre o sistema de gestão de saúde ocupacional e o software de gestão financeira faz com que os lançamentos tenham de ser digitados gerando retrabalho e sendo mais suscetível a erros. A melhor solução é buscar ferramentas que possibilitem a integração a outros produtos e gerar relatórios automaticamente, de acordo com a finalidade desejada pela clínica.

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Relatórios de serviços prestados

Usualmente os documentos fiscais e de cobrança enviados aos clientes não costumam discriminar de forma detalhada todos os procedimentos que foram realizados, assim é interessante que a clínica disponibilize um relatório de prestação de contas aos seus clientes. Dessa forma, sugere-se que a clínica envie no final de cada mês um documento que ofereça uma visão detalhada do andamento da saúde ocupacional a cada empresa, que especifique quais funcionários realizaram exames, quais foram os procedimentos realizados, entre outros.

O relatório de serviços prestados não é obrigatório, mas reforça a credibilidade da clínica e aumenta a confiança do cliente no serviço que é prestado. Além disso, se a clínica possui um sistema que possibilite gerar esse detalhamento, não exige o retrabalho dos profissionais da clínica de saúde ocupacional.

Geração de arquivos para fluxo de caixa

O fluxo de caixa é considerado um dos principais instrumentos de auxílio à gestão financeira, ele é a representação da realidade da sua clínica de saúde organizacional e auxilia diretamente na tomada de decisões. Será por meio dele que você poderá controlar as entradas e  saídas, ou seja, a relação entre contas a receber e contas a pagar. Obviamente a conta não deve resultar em um número negativo!

O ideal seria que sua clínica contasse com a possibilidade de gerar arquivos, a partir do seu sistema, que cruzem as informações necessárias para elaborar e controlar o fluxo de caixa. Quando esse processo funciona efetivamente, é possível que o gestor da clínica consiga avaliar com antecedência suas decisões de investimento, de acordo com pontos positivos e negativos. A partir disso, é possível planejar e crescer!

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