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Produtividade em saúde ocupacional: saiba quais processos podem ser automatizados

As atividades dos profissionais que atuam em uma clínica de saúde ocupacional são recorrentes e dependentes uma das outras. Exigem agilidade nos processos, assertividade na emissão de documentos e confidencialidade de informações.

O círculo destas atividades, de forma rápida, pode ser enumerado como:  levantamento de riscos ambientais, convocação e agendamento de exames, atendimento, realização de exames complementares, audiometrias, avaliação clínica, emissão e envio para os clientes dos documentos legais e faturamento.

Já pensou como automatizar diversas destas atividades pode trazer mais agilidade, produtividade e lucratividade para a sua clínica? Nós te contamos como, aqui neste post. Acompanhe e veja como é possível tornar os seus processos mais simples! 

1. Convocação de Exames

O prazo para a realização de cada exame é diferente, conforme definição no PCMSO, e não cumprir o prazo da sua realização, pode gerar multas para seus clientes. Esse fato já é o suficiente para entender que o agendamento nunca deve ficar para a última hora.

Ainda é comum o controle manual desta atividade, muitas vezes realizada por meio de planilhas avulsas. Porém, o processo realizado desta forma dá uma margem enorme para erros. O ideal, nesta situação, é automatizar a convocação de exames.

Por meio de um software de saúde ocupacional é possível gerar relatórios específicos, trazendo, por exemplo, os exames a vencer no mês ou qualquer outro período futuro, inclusive com a divisão por tipos de exames. Como o relatório leva em conta as informações do PCMSO, que estão integradas no sistema, a chance de erros cai drasticamente.

Para facilitar ainda mais, muitos softwares oferecem um portal entre a clínica e o cliente, onde as comunicações são transmitidas. Assim, a convocação pode ocorrer via portal, evitando a necessidade de ser realizada por e-mail, telefone ou SMS, o que causa uma demora no processo.

2. Agendamento de exames

Após envio da convocação de exames e o retorno dos seus clientes, chega a hora de marcar os compromissos nas agendas dos profissionais de saúde. Acessar a agenda da fonoaudióloga, do médico clínico e dos demais profissionais também é outro processo que pode ser automatizado.

Por meio de um sistema, a equipe administrativa tem acesso direto às agendas e pode realizar o agendamento de exames com mais autonomia e rapidez.

Desta forma, é possível encaixar melhor os atendimentos para que a agenda dos profissionais não fique ociosa. Também, facilita a sincronia entre as agendas dos profissionais, onde um depende do atendimento do outro e do resultado de um exame anterior para dar continuidade ao seu trabalho. 

3. Atendimento na clínica de saúde ocupacional

Quando os funcionários das suas empresas clientes chegam à sua clínica, eles aguardam alguns minutos para o atendimento. Estes minutos podem se tornar horas quando não há organização da equipe e, além de despender tempo do funcionário que se ausenta do seu trabalho, esta demora não causa uma boa impressão do seu atendimento.

Por isso, o passo anterior, o do agendamento de exames é tão importante. Com as agendas alinhadas, o paciente é atendido rapidamente entre um profissional e outro. Inclusive, com o acesso ao sistema das agendas, os próprios profissionais de saúde sabem a ordem dos pacientes a serem atendidos e possuem acesso a sua ficha cadastral. Com acesso às informações, o atendimento fica mais fácil, rápido e personalizado. 

4. Realização de exames

Com um software de saúde ocupacional, os profissionais podem imediatamente arquivar os resultados dos exames e inserir informações relevantes sobre o atendimento. É uma forma de centralizar em um único local todo o histórico do funcionário.

Há também a possibilidade de padronizar a anamnese, conforme necessidade, o que ajuda o médico em seu roteiro de perguntas e evita que informações necessárias sejam esquecidas.

Em consultas futuras, será possível acessar o histórico rapidamente, sem consulta à papeis, o que dá segurança à informação e oferece uma base de informações relevantes para a nova consulta. 

5. Comunicação com laboratórios

Alguns exames precisam ser realizados fora da clínica, em laboratórios. Sem um processo estabelecido, o trâmite entre a clínica e o laboratório leva mais tempo e ocorre de forma desorganizada. Quando o laboratório utiliza um sistema integrado com a clínica, os resultados das análises laboratoriais são importados, sem a necessidade da digitação de dados, evitando possíveis erros.

Muitas vezes não há um tempo de retorno definido, nem a forma que deve acontecer este retorno e as informações podem se perder. Como o médico clínico precisa ter em mãos todos os resultados antes de emitir o ASO, realizar esta comunicação de forma manual pode representar demora no tempo de retorno para os seus clientes.

Além disso, manualmente, o médico não saberia a real necessidade dos exames: imagina ter que consultar cada PCMSO, dentro da pasta específica de cada cliente, identificar o posto e a função, para somente aí perceber que algum exame não foi realizado.

Automatizar esta comunicação entre a sua clínica de saúde ocupacional e os diversos laboratórios com os quais você trabalha, é uma solução que impacta diretamente na rapidez do atendimento ao seu cliente. 

6. Emissão de documentos

Finalmente está chegando a hora da emissão do ASO. Como todos os resultados dos exames foram lançados diretamente no sistema a emissão deste documento se torna muito mais prático. Outra facilidade é o histórico de exames apontado pelo sistema e, até mesmo, o PPRA e o PCMSO, informando o posto de trabalho e a função do funcionário em questão.

Além de garantir maior rapidez na tarefa do médico clínico, contar com um sistema evita informar riscos falsos, esquecer o apontamento de exames e até mesmo perceber se foi exigido algum exame sem a devida necessidade.

Neste artigo, você pode compreender algumas das atividades de saúde ocupacional que podem ser automatizadas em benefício de uma maior produtividade: geração automática da lista de convocação de exames; portal de comunicação e agendamento de exames entre clínica, cliente e laboratório; rapidez no atendimento; sincronia das agendas dos profissionais de saúde; padronização de documentos e simplicidade na emissão do ASO.

Gostou de saber mais sobre os diversos processos que podem ser automatizados e os ganhos que a sua clínica de saúde ocupacional pode ter a curto e médio prazo? Se você realizava processos manuais e agora automatizou alguns processos, conte para a gente os ganhos em produtividade!

Aproveite e leia também como o prontuário eletrônico e a gestão eletrônica de documentos também podem ajudar na sua lucratividade e entenda, ainda, como a migração de dados pode ser uma grande aliada na estratégia de crescimento da sua clínica!

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