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Prontuário Eletrônico e GED: torne sua clínica mais lucrativa!

A enorme quantidade de informações dos clientes, exames realizados e documentos emitidos diariamente pelas clínicas de saúde ocupacional reflete a importância de uma boa gestão de documentos de saúde ocupacional. Afinal, arquivar milhares de documentos de forma lógica e organizada pode despender um bom tempo da sua equipe em trabalhos manuais – e um bom espaço físico.

E não é só isso: diversos documentos precisam ser armazenados por um período mínimo de 20 anos, conforme legislação. E lembrando, são dados sigilosos que pedem segurança da informação.

Você já parou para pensar que esta pode não ser a melhor maneira de realizar esta atividade? Entenda aqui como o prontuário eletrônico e a gestão eletrônica de documentos vão ajudar você tornar a sua clínica de saúde ocupacional mais lucrativa.

Benefícios do Prontuário Eletrônico em Saúde Ocupacional

Pense em um cenário ideal para o seu médico clínico: acessar um local onde ele possa centralizar as informações dos agendamentos de exames, os dados dos pacientes, a anamnese padronizada – com todas as perguntas que devem ser feitas de forma a garantir que nenhuma será esquecida – e acrescentar ainda resultados de exames e prescrições do atendimento clínico em um único local.

Ter um prontuário eletrônico, possibilita tornar real a descrição idealizada acima. E os ganhos para a sua clínica são muitos:

Eliminação do papel

A preocupação com o meio ambiente é dever de todas as empresas. Reduzir papel significa ter consciência ecológica e ainda auxilia na redução de custos para a sua clínica, tanto pela diminuição de impressões, quanto pelo local físico que ocupam.

Agilidade

Com todas as informações e documentos centralizados em um prontuário eletrônico na nuvem, o processo de recebimento de exames de laboratórios, análise dos resultados e emissão do ASO se torna mais ágil e assertivo.

Maior produtividade

Com um prontuário personalizável, o próprio médico cria os campos necessários, tornando a consulta e, posteriormente, a busca das informações, mais rápida e objetiva.

Segurança da Informação

No mercado há softwares de saúde ocupacional que fornecem prontuário eletrônico na nuvem, o que permite acessa-lo a qualquer momento e lugar. Além desta flexibilidade, os backups das informações são diários e os dados são criptografados, o que evita perda de dados e garante sigilo das informações.

Se o prontuário eletrônico por si só já traz todos esses benefícios, imagina maximizar os lucrosa sua clínica utilizando também o GED ou gestão eletrônica de documentos. Confira!

Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos – GED – em Saúde Ocupacional

Muitas vezes confundido com digitalização de documentos, o GED é mais amplo, pois envolve não só o tratamento das informações em papel, mas também a organização dos documentos já criados de forma eletrônica, que passam a ter padrões de formatos e controle de versões.

Desta forma, todas as informações serão armazenadas e organizadas por meio da sua relevância – como por exemplo, nome do cliente, data ou palavra específica– tornando a sua consulta mais ágil e assertiva. Além disso, por meio do histórico de acessos é possível por quem e quando o arquivo foi acessado ou modificado.

Para uma área que envolve tantos clientes, informações e documentos que devem ser armazenadas por bastante tempo – inclusive alguns por até 20 anos, como prontuários médicos, resultados de exames e LTCAT – a GED é uma facilidade e segurança importante de ser avaliada e colocada em prática.

Conheça alguns dos principais benefícios de se optar pela gestão eletrônica de documentos na sua clínica:

Otimização do espaço físico

Quanto mais clientes e mais tempo sua clínica de saúde ocupacional estiver no mercado, mais as pilhas de papel irão aumentar. Isso significa a necessidade de um espaço maior a ser ocupado por documentos impressos.

Por que não utilizar este espaço para acomodar melhor a sua equipe ou mesmo ampliar o espaço de atendimento? Esta pode ser uma boa opção, inclusive, para modernizar o seu ambiente.

Guarda de documentação obrigatória

Diversas são as normas que orientam a guarda de documentos. A NR 07 aponta que prontuários médicos e resultados de exames devem ser mantidos por 20 anos. A Instrução Normativa INSS/DC 078, aponta que o LTCAT precisa ser armazenado por este mesmo período, podendo chegar até 30 anos, conforme situação do trabalhador. Ainda, o Decreto-Lei nº5.452, artigo 630, inciso 4º indica a necessidade de documentos relacionados à fiscalização do trabalho estarem disponíveis nas empresas.

Diante destas colocações legais que tratam a guarda de documentação obrigatória, é possível compreender a importância de ter os documentos em formato eletrônico. Com o tempo, o papel vai se degradando e, apesar de ninguém querer pensar muito sobre o tema, pode evitar problemas com o sinistro de um incêndio, por exemplo.

Outro ponto importante a frisar é que, ao transformar estes documentos no formato digital, outro problema é superado: ao invés de ter diversos papeis com letras diferentes de muitos profissionais e, muitas vezes ilegível, há uma padronização das informações.

Organização

O tempo que a sua equipe investe em tarefas manuais de organização e pesquisa de documentos pode ser otimizado para tornar o processo de atendimento melhor e mais ágil, por exemplo, ou até mesmo para conquistar novos clientes Esse ganho de produtividade se traduz em redução de custos.

Considerações 

Se você ainda não havia pensado na possibilidade de utilizar tanto o prontuário eletrônico quanto a gestão eletrônica de documentos em sua clínica de saúde ocupacional, com certeza você ficou inclinado a buscar um fornecedor não é mesmo? O gargalo da clínica está na quantidade de informação e documentação gerada e, com certeza, um investimento para tornar toda esta demanda automatizada vale a pena.

Como você pode perceber os ganhos são muitos em diversos campos: agilidade, produtividade, segurança da informação, organização e otimização de espaço físico. Todos estes fatores impactam diretamente na redução de custos. Com um bom trabalho da gestão da clínica, esta diferença já poderá ser medida em um período de curto a médio prazo.

Certifique-se que o fornecedor de software de saúde ocupacional possua estas duas soluções na sua oferta de serviços ou, ofereça o prontuário eletrônico em seu software, de forma a possibilitar integração com o GED.

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