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5 dicas para alavancar a eficiência no atendimento da sua clínica de saúde ocupacional

O dia-a-dia de uma clínica de saúde ocupacional é extremamente movimentado e quem atua neste ambiente sabe que o gargalo das atividades está no atendimento. Sala de espera cheia, trabalhadores sem exames necessários em mãos, problemas de agendamento entre a clínica e o RH das empresas, médicos com agendas sobrecarregadas ou ociosas, falta de alinhamento entre a clínica e especialistas no encaminhamento de exames, atrasos nos agendamentos e por aí vai.

Se só de ler a descrição acima você conseguiu identificar semelhanças com a realidade da sua clínica de saúde ocupacional, este é o post certo para você! Colocando em prática as 5 dicas que trazemos aqui, grande parte dos problemas de atendimento ficarão no passado. Pronto para tornar o seu atendimento mais eficiente?

1. Alinhe a forma do agendamento de exames com seus clientes

É rotina da clínica e dos prestadores de serviços agendarem exames de seus clientes. Porém, mesmo parecendo básico, é aqui que os erros que impactam na ineficiência de seu atendimento começam. Cada tipo de exame possui um prazo específico para ser realizado e o não cumprimento pode acarretar em multas para o seu cliente.

Nunca deixe o agendamento para a última hora. Antecipando-se ao prazo de vencimento, fica mais confortável para seus clientes optarem por datas mais convenientes, além de minimizar o risco da não realização dos exames no prazo.

A definição do processo de agendamento é ponto-chave. É necessário alinhar com quanto tempo de antecedência a clínica deve entrar em contato com o cliente; por meio de qual canal – e-mail, telefone, SMS ou portal web – se a clínica pré-determina datas e horários para os exames ou se esta tarefa fica sob responsabilidade do cliente ou mesmo de cada funcionário; qual o prazo e o canal estabelecido para o cliente retornar com o agendamento…

As empresas estão sempre preocupadas em otimizar o tempo dos seus funcionários, portanto é normal que solicitem a realização dos exames no mesmo dia, no menor espaço de tempo possível. Este pode ser um motivo para a sua clínica disponibilizar ainda toda a infraestrutura necessária para elaboração dos exames, desde o clínico, audiometria, espirometria, EEG, ECG, até mesmo coleta de sangue e urina. Assim, o funcionário realiza todos os exames no mesmo dia, sem precisar deslocar-se por diversos laboratórios.

Deixando bem claro para ambas as partes as opções e definindo o processo e os prazos de agendamento de exames, você diminui tanto o tempo despendido com ligações e e-mails, quanto o tempo gasto com a organização da agenda dos médicos e especialistas.

2. Aumente a eficiência disponibilizando informações às atendentes

São dezenas e até mesmo centenas de pessoas que passam pelas atendentes das clínicas de saúde ocupacional, diariamente, antes de serem atendidas pelos médicos. Deixar transparecer desorganização não é positivo para nenhum ramo de negócio. Para evitar esta impressão, apontamos uma dica simples para você colocar em prática: disponibilize informações completas para a sua equipe de atendimento.

Com acesso a um sistema que aponte rapidamente as informações dos clientes, trazendo dados dos funcionários e relacionando cada um deles à lista de exames que devem ser feitos, as atendentes já conseguem identificar:

– Se há alguma diferença a ser paga;

– Se os resultados de todos os exames estão em mãos – até porque se estiver faltando algum, o ASO não poderá ser emitido;

– A ordem dos especialistas que a pessoa terá que passar antes do exame clínico – este exame precisa ser o último a ser realizado, para emissão do ASO -, proporcionando mais rapidez no atendimento e aumento da capacidade do número de consultas diárias, para cada um dos especialistas.

3. Controle a agenda dos médicos e especialistas

Esta dica está diretamente ligada com a dica acima. Permitindo o acesso das atendentes às informações dos clientes e à agenda dos médicos e especialistas, todo o processo de agendamento e encaminhamento de exames fica alinhado.

Existem softwares no mercado que possibilitam toda esta gestão de informações e facilita o trabalho da equipe administrativa. Com a lista de exames necessários em mãos e com acesso à agenda dos profissionais, é possível verificar datas e horários vagos, para que o paciente seja atendido pelos especialistas em sequência – e os profissionais já conseguem saber quem será a próxima pessoa e quando ela deve ser chamada.

Desta forma, o paciente é atendido rapidamente entre um profissional e outro, sem ter que aguardar em filas de espera. Outro benefício é que, ao chegar no seu último atendimento, o clínico, o médico terá em mãos todos os resultados anteriores e já emitirá o ASO no ato.

Com este gerenciamento, o seu cliente é liberado mais rapidamente e os especialistas conseguem atender mais pessoas em um mesmo período de tempo. Ótimo para ambos os lados, não é mesmo?

4. Defina um processo para as situações de exames alterados

O funcionário após passar por todos os especialistas e realizar os exames necessários, tem o exame clínico para ser realizado. É neste momento que o médico utiliza a anamnese – um roteiro de perguntas a serem feitas ao paciente a fim de buscar históricos da vida pessoal e ocupacional que apontem alguma doença ou limitação funcional antes de seu ingresso na empresa – e analisa os resultados dos exames para emitir o ASO.

O Atestado de Saúde Ocupacional aponta se a pessoa está apta ou não para exercer a sua função dentro da empresa. Caso o médico tenha acesso a algum resultado duvidoso de exames, ele deve encaminhar a pessoa para um especialista e, somente após a avaliação e com o resultado concreto, o médico poderá avaliar se a pessoa estará apta ou inapta àquela função.

Parece simples, mas o trâmite entre o médico encaminhar para o especialista e este devolver o resultado ao médico, dentro do prazo necessário para a emissão do ASO, é uma atividade em que muitas clínicas de saúde ocupacional pecam. O problema pode ser tanto por não se ter um processo e prazo estabelecido, por não haver um canal de registro desta solicitação, ou mesmo por não acompanhar o retorno.

Se os problemas podem ser vários, o resultado disso tudo é um só: desorganização e atraso na emissão do ASO, que pode levar à demora na contratação de novos funcionários e multas, gerando insatisfação em seus clientes. Informatizar a sua clínica para a comunicação com terceiros é essencial para manter o seu padrão de atendimento e a eficiência com que sua clínica é vista pelos seus clientes.

5. Combine a melhor forma de entrega do ASO

Você agendou os exames com seus clientes, eles realizaram todos que constavam na lista, passaram por especialistas e realizaram o exame clínico. Foi tudo bem e o ASO foi emitido como apto. Todo esse processo aconteceu da forma mais eficiente possível, rápida, sem filas de espera e dentro do prazo. Mas para sua clínica terminar todo este processo e ser vista pelos seus clientes com o diferencial de organização e agilidade falta uma etapa: a entrega do ASO para o RH das empresas.

Assim como foi alinhada a forma de agendamento dos exames por meio de um canal específico – e-mail, telefone, SMS ou portal web – a clínica e a empresa devem combinar a melhor forma do envio do ASO por um determinado canal.  Com esta definição é mais prático para acessar históricos e acompanhar a demanda, sem falhas na comunicação ou equívocos.

Colocando estas dicas em prática, você vai alavancar a eficiência do atendimento da sua clínica!

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